Od lat Google oferuje coś takiego jak Grupy Google. Można mieć adres e-mail który działa jak e-mail, więc prowadzący itp. mogą wysyłać 1 mejla z powiadomieniem, a później to jest rozsyłane do wszystkich zapisanych to raz (więc trafia na ich skrzynki z automatu), a także można zaglądać przez WWW, to dwa. Świetnie się to nadaje do takich zastosowań, jakie potrzebujecie. Do tego dysk google z udostępnianiem na duże pliki, bo grupy mają ograniczenie do rozmiaru plików.
Wada – jeśli to prowadzący przesyła duże materiały. Niestety wtedy może nie chcieć bawić się we wgrywanie na dysk i trzeba zatrudnić sekretarkę, która będzie przesyłała wiadomości ze zwykłego mejla na system grupowy
Można też zostać przy wspólnej skrzynce, ale zrobić automatyczne kopiowania po pop3 na inne konto, znane tylko osobom zaufanym. Gmail ma funkcję pobierania po POP3. Nie wiem czy z gmaila jako takiego samego potrafi (na pewno odwrotnie, można włączyć kopiowanie na koncie wspólnym na inne konto, ale wtedy ktoś też to może wyłączyć), ale tą drogą można iść, żeby mieć kopie.