Trochę nie jasno napisałeś o co konkretnie pytasz. Taki typowy system płatności to wypełnienie danych osobowych, adresu, zatwierdzenie zamówienia i kwoty.
Właściciel ma jakiś system CMS w którym ma liste zamówień wysłanych. złożonych, opłaconych, niedopłaconych(za mało przelałeś) i nadpłaconych. W przepadku tych ostatnich najczęściej system automatycznie odsyła przelew z resztą. Przelew identyfikuje najczęściej po tytule, można po danych właściciela ale czasem ktoś przelewa nie ze swojego konta więc najczęściej w tytule wpisujesz numer zamówienia.
Właściciel rano sobie przychodzi patrzy na listę zamówień opłaconych nie oznaczonych jako wysłane. Pakuje je, idzie na pocztę wysyła i oznacza jako wysłane - cała filozofia. Dziwne skąd pomysł z tym mailem, to niebezpieczne i niewygodne. Skoro ma sklep gdzie można się logować jako klient to można też jako admin :D Mail nie jest potrzebny.