Wszystko zależy od tego jak zdecydujesz się napisać swoją aplikację. Jednym z wyjść, jest przechowywanie wszystkich danych w pamięci RAM (czyli w zmiennych int, string itp. - choć to duże uproszczenie, bo te dane trzeba raczej trzymać w dynamicznych strukturach danych, ale jak zaczynasz dopiero programować, to pewnie nie zrozumiesz jeszcze). Jak program padnie przed zapisaniem, to wszystko przepada.
Innym wyjściem jest zapisywać stan programu w tle do jakiegoś tymczasowego pliku. Tak chyba robi Excel, Word. Oczywiście wszystkie liczby, które aktualnie są wyświetlane w Excelu zapewne też siedzą w jakiejś tablicy w programie.
Tworzenie takich tymczasowych plików pomaga zaoszczędzić RAM, poprzez stopniowe doczytywanie kolejnych porcji danych z pliku.
Jak otwierasz ogromny plik TXT, który ma powiedzmy 50 MB. To taki porządniejszy notatnik nie będzie wczytywał całego pliku. Tylko wyczyta początek i ci go wyświetli. Jak zaczniesz scrollować, to zacznie doczytywać kolejne porcje tekstu.
Windowsowy notatnik tego nie robi, więc próba otwarcia ogromnego pliku potrafi go zawiesić na kilka minut.
Wracając jeszcze do twojego przykładu z menedżerem finansów. Jakby użytkownik wprowadzał dużą ilość danych, to zapisujesz je do zwykłych tablic. Często nawet o tym nie wiesz, bo np. pole tekstowe w aplikacji okienkowej, to swego rodzaju obiekt. który robi to za ciebie.
Nie wiem też co rozumiesz przez "dużą ilość informacji". Dla mnie np. arkusz kalkulacyjny. który ma 10 tysięcy wierszy wypełnionych liczbami, to wcale nie jest dużo informacji. Program wyczyta to w ułamek sekundy. Jak renderujesz film w np. Adobe Premiere, to ten program przetwarza pliki, które łącznie potrafią czasami ważyć 100 GB, a nawet więcej. To jest dopiero problem, bo nie ma szans, aby to do RAM w czytać.
Tobie przez dłuuuugi czas będą wystarczały zwyczajne tablice. Jak poznasz obiektowość i będziesz robił aplikacje okienkowe, to ta wiedza gdzie co zapisać sama przyjdzie. Ciężko to tobie teraz wyjaśnić, gdy nie miałeś styczności z tworzeniem tego typu programów w oknie.
Pozdrawiam :-)