Wszystko zależy, czy ten zbiór zawiera dane wrażliwe, jeśli nie, to czy firma ma powołanego ABI (Administrator Bezpieczeństwa Informacji), jeśli tak to zbioru nie trzeba zgłaszać do GIODO, zresztą po 25 maja 2018 roku wchodzi RODO i nie będzie trzeba zgłaszać zbiorów.
Jeśli chodzi o same e-maile, to nie każdy e-mail można traktować jako daną osobową, np. amorek123@gmail.com nie jest daną osobową, ale jan.kowalski@gmail.com już nią jest.
Dalej, czy te dane zbieracie Wy jako firma/instytucja, czy uzyskujecie do nich dostęp na przetwarzanie przez umowę powierzenia?
Tutaj masz odnoście newslettera:
http://www.giodo.gov.pl/330/id_art/3529/j/pl